Aviso de Privacidad de ECHO Incorporated para Empleados y Solicitantes de California

Última Revisión: 5 de junio de 2023

Este Aviso de Privacidad para Empleados y Solicitantes de California complementa la información contenida en la Política de privacidad en línea de ECHO Incorporated ("ECHO", "nosotros", "nuestro", “sobre nosotros”) (ubicada en https://www.echo-usa.com/privacy-policy) y se aplica únicamente a todos los empleados, solicitantes de empleo, contratistas o personas similares de ECHO que residen en el estado de California ("miembros de la fuerza laboral" o "usted"). Adoptamos este aviso para cumplir con la Ley de Privacidad del Consumidor de California de 2018 (CCPA) y la Ley de Derechos de Privacidad de California de 2020 (CPRA), con sus enmiendas (colectivamente, "CPRA") y cualquier término definido en la CPRA tienen los mismos significados cuando utilizado en este aviso.

 Aviso de California en la Recopilación para Empleados y Solicitantes

ECHO Incorporated ("ECHO", "nosotros") recopila y usa información personal para recursos humanos, empleo, administración de beneficios, salud y seguridad, y fines relacionados con el negocio y para cumplir con la ley. A continuación se encuentran las categorías de información personal que recopilamos y los fines para los que pretendemos utilizar esta información.

No venderemos la información personal que recopilamos. Tampoco lo compartiremos con terceros para publicidad conductual de contexto cruzado.

Para ver nuestra política de privacidad en línea completa, visite https://www.echo-usa.com/privacy-policy.  

ECHO recopila información personal para usarla o divulgarla, según corresponda, para:

• Cumplir con todas las leyes y reglamentos aplicables.
• Reclutar y evaluar solicitantes de empleo y candidatos para el empleo.
• Realizar verificaciones de antecedentes.
• Gestionar su relación laboral con nosotros, incluso para:
  1. procesos de incorporación;
  2. administración de informes de gastos, nómina y control de horas trabajadas;
  3. administración de beneficios para empleados;
  4. requisitos de capacitación y desarrollo de los empleados;
  5. la creación, mantenimiento y seguridad de sus cuentas de empleados en línea;
  6. ponerse en contacto con sus contactos de emergencia cuando sea necesario, como cuando no está disponible o está lesionado o enfermo;
  7. gestión de reclamos de compensación de trabajadores;
  8. el desempeño laboral de los empleados, incluidas las metas y las revisiones de desempeño, los ascensos, la disciplina y el despido; y otros fines de recursos humanos.
• Administrar y monitorear el acceso de los empleados a las instalaciones, equipos y sistemas de la empresa.
• Llevar a cabo auditorías internas e investigaciones en el lugar de trabajo.
• Investigar y hacer cumplir el cumplimiento y las posibles infracciones de las políticas y procedimientos de ECHO.
• Participar en transacciones corporativas que requieran la revisión de los registros de los empleados, como para evaluar posibles fusiones y adquisiciones de ECHO.
• Mantener pólizas y coberturas de seguros comerciales, incluso para compensación de trabajadores y otros seguros de responsabilidad civil.
• Realice análisis de la fuerza laboral, análisis de datos y evaluación comparativa.
• Administrar y mantener las operaciones de ECHO, incluso con fines de seguridad.
• Para fines de marketing de clientes.
• Ejercer o defender los derechos legales de ECHO y sus empleados, afiliados, clientes, contratistas y agentes. 

ECHO no recopilará categorías adicionales de Información personal ni utilizará la Información personal que recopilamos para fines materialmente diferentes, no relacionados o incompatibles sin avisarle.

Propósitos para la Recopilación y el Uso de Información Personal Confidencial

Podemos utilizar información personal confidencial con el fin de prestar servicios para nuestro negocio, proporcionar los servicios solicitados por usted y garantizar la seguridad e integridad de nuestro negocio, infraestructura y las personas con las que interactuamos. Esto incluye, entre otros, establecer y mantener su relación laboral con nosotros, garantizar la diversidad de nuestra fuerza laboral, cumplir con las obligaciones legales, administrar la nómina y el uso de tarjetas de crédito corporativas, administrar y proporcionar beneficios, asegurar el acceso y uso de nuestro instalaciones, equipos, sistemas, redes, aplicaciones e infraestructura, recibir y procesar su solicitud de empleo, evaluar su idoneidad para el(los) puesto(s) que está solicitando, realizar verificaciones de antecedentes, hacerle una oferta (sujeto a nuestra discreción), cumplir funciones administrativas, cumplir con la ley, procesos legales o solicitudes de autoridades gubernamentales o reguladoras, y ejercer o defender reclamos legales. 

Periodo de Retención

Retenemos la información personal, incluida, entre otras, la información personal confidencial, durante el tiempo que sea necesario o esté permitido a la luz de los fines para los que se recopiló. Los criterios utilizados para determinar nuestros períodos de retención incluyen:  

• La duración de su empleo;
• El período de tiempo que tenemos una relación continua con usted o sus dependientes/beneficiarios y el período de tiempo posterior durante el cual podemos tener una necesidad legítima de hacer referencia a su Información personal para abordar los problemas que puedan surgir;
• La duración del proceso de solicitud de empleo;
• Si su solicitud de empleo es exitosa y se convierte en empleado;
• Si, si su solicitud no tiene éxito, le gustaría recibir una notificación sobre futuras oportunidades laborales con nosotros o nuestras afiliadas;
• El período de tiempo que tenemos una relación continua con usted y el período de tiempo posterior durante el cual podemos tener una necesidad legítima de hacer referencia a su Información personal para abordar los problemas que puedan surgir;
• Si existe una obligación legal a la que estamos sujetos (por ejemplo, ciertas leyes pueden exigirnos que conservemos sus registros de empleo durante un cierto período de tiempo); y
• Si la retención es aconsejable a la luz de nuestra posición legal (por ejemplo, con respecto a los estatutos de limitaciones, litigios o investigaciones reglamentarias aplicables). 

Información Que Recopilamos

ECHO Incorporated ("ECHO", "nosotros") recopila y usa información personal para recursos humanos, empleo, administración de beneficios, salud y seguridad, y fines relacionados con el negocio y para cumplir con la ley. A continuación se encuentran las categorías de información personal que hemos recopilado de los miembros de la fuerza laboral en los últimos doce (12) meses.

La información personal no incluye:

• Información disponible públicamente de registros gubernamentales.
• Información de miembros de la fuerza laboral no identificados o agregados.
• Información excluida del alcance de la CPRA, como:
  1. Información médica o de salud cubierta por la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos de 1996 (HIPAA) y la Ley de Confidencialidad de la Información Médica de California (CMIA) o datos de ensayos clínicos;
  2. Información personal cubierta por ciertas leyes de privacidad específicas del sector, incluida la Ley de informes crediticios justos (FRCA), la Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA) o la Ley de privacidad de la información financiera de California (FIPA) y la Ley de protección de la privacidad del conductor de 1994 .

ECHO obtiene las categorías de Información personal enumeradas anteriormente de las siguientes categorías de fuentes:

• Directamente de usted. Por ejemplo, de los formularios que complete.

• Indirectamente de usted. Por ejemplo, de nuestros proveedores de servicios y observando sus acciones en los sistemas de información de nuestra empresa.

Uso de Información Personal

ECHO recopila información personal para usarla o divulgarla, según corresponda, para:

• Cumplir con todas las leyes y reglamentos aplicables.
• Reclutar y evaluar solicitantes de empleo y candidatos para el empleo.
• Realizar verificaciones de antecedentes.
• Gestionar su relación laboral con nosotros, incluso para:

1. procesos de incorporación;
2. administración de informes de gastos, nómina y control de horas trabajadas;
3. administración de beneficios para empleados;
4. requisitos de capacitación y desarrollo de los empleados;
5. la creación, mantenimiento y seguridad de sus cuentas de empleados en línea;
6. ponerse en contacto con sus contactos de emergencia cuando sea necesario, como cuando no está disponible o está lesionado o enfermo;
7. gestión de reclamos de compensación de trabajadores;
8. el desempeño laboral de los empleados, incluidas las metas y las revisiones de desempeño, los ascensos, la disciplina y el despido; y
9. otros fines de recursos humanos.

• Administrar y monitorear el acceso de los empleados a las instalaciones, equipos y sistemas de la empresa.
• Llevar a cabo auditorías internas e investigaciones en el lugar de trabajo.
• Investigar y hacer cumplir el cumplimiento y las posibles infracciones de las políticas y procedimientos de ECHO.
• Participar en transacciones corporativas que requieran la revisión de los registros de los empleados, como para evaluar posibles fusiones y adquisiciones de ECHO.
• Mantener pólizas y coberturas de seguros comerciales, incluso para compensación de trabajadores y otros seguros de responsabilidad civil.
• Realice análisis de la fuerza laboral, análisis de datos y evaluación comparativa.
• Administrar y mantener las operaciones de ECHO, incluso con fines de seguridad.
• Para fines de marketing de clientes.
• Ejercer o defender los derechos legales de ECHO y sus empleados, afiliados, clientes, contratistas y agentes. 

ECHO no recopilará categorías adicionales de Información personal ni utilizará la Información personal que recopilamos para fines materialmente diferentes, no relacionados o incompatibles sin avisarle.

Propósitos para la Recopilación y el Uso de Información Personal Confidencial

Podemos utilizar información personal confidencial con el fin de prestar servicios para nuestro negocio, proporcionar los servicios solicitados por usted y garantizar la seguridad e integridad de nuestro negocio, infraestructura y las personas con las que interactuamos. Esto incluye, entre otros, establecer y mantener su relación laboral con nosotros, garantizar la diversidad de nuestra fuerza laboral, cumplir con las obligaciones legales, administrar la nómina y el uso de tarjetas de crédito corporativas, administrar y proporcionar beneficios, asegurar el acceso y uso de nuestro instalaciones, equipos, sistemas, redes, aplicaciones e infraestructura, recibir y procesar su solicitud de empleo, evaluar su idoneidad para el(los) puesto(s) que está solicitando, realizar verificaciones de antecedentes, hacerle una oferta (sujeto a nuestra discreción), cumplir funciones administrativas, cumplir con la ley, procesos legales o solicitudes de autoridades gubernamentales o reguladoras, y ejercer o defender reclamos legales.

Periodo de Retención 

Retenemos la información personal, incluida, entre otras, la información personal confidencial, durante el tiempo que sea necesario o esté permitido a la luz de los fines para los que se recopiló. Los criterios utilizados para determinar nuestros períodos de retención incluyen:  

• La duración de su empleo;
• El período de tiempo que tenemos una relación continua con usted o sus dependientes/beneficiarios y el período de tiempo posterior durante el cual podemos tener una necesidad legítima de hacer referencia a su Información personal para abordar los problemas que puedan surgir;
• La duración del proceso de solicitud de empleo;
• Si su solicitud de empleo es exitosa y se convierte en empleado;
• Si, si su solicitud no tiene éxito, le gustaría recibir una notificación sobre futuras oportunidades laborales con nosotros o nuestras afiliadas;
• El período de tiempo que tenemos una relación continua con usted y el período de tiempo posterior durante el cual podemos tener una necesidad legítima de hacer referencia a su Información personal para abordar los problemas que puedan surgir;
• Si existe una obligación legal a la que estamos sujetos (por ejemplo, ciertas leyes pueden exigirnos que conservemos sus registros de empleo durante un cierto período de tiempo); y
• Si la retención es aconsejable a la luz de nuestra posición legal (por ejemplo, con respecto a los estatutos de limitaciones, litigios o investigaciones reglamentarias aplicables).

Divulgación de Información Personal

ECHO puede divulgar su información personal a un tercero con fines comerciales. Cuando divulgamos información personal para un propósito comercial, celebramos un contrato que describe el propósito y requiere que el destinatario mantenga la confidencialidad de esa información personal y que no la use para ningún otro propósito que no sea cumplir el contrato.

Divulgamos su información personal a las siguientes categorías de terceros:

• Afiliados a ECHO.
• Proveedores de servicios (incluidos, entre otros, abogados, contadores, proveedores de servicios de TI, procesadores de nómina y proveedores de beneficios).
• Entidades gubernamentales (para asuntos relacionados con el empleo, como autorizaciones de trabajo, formularios I-9, nómina y retención de impuestos).

Divulgaciones de información personal para fines comerciales

En los doce (12) meses anteriores, ECHO ha divulgado las siguientes categorías de información personal con fines comerciales:

Categoría A: Identificadores.

Categoría B: Datos Demográficos.

Categoría C: Información de Contacto.

Categoría D: Información de Dependientes u Otras Personas.

Categoría E: Identificadores Nacionales.

Categoría G: Detalles del Empleo.

Categoría H: Información Financiera.

Categoría I: Información de Salud y Seguridad.

Categoría N: Información Personal Confidencial.

Divulgamos su información personal con fines comerciales a las siguientes categorías de terceros:

• • Afiliados a ECHO.
• • Proveedores de servicios (incluidos, entre otros, abogados, contadores, proveedores de servicios de TI, procesadores de nómina y proveedores de beneficios).
• • Entidades gubernamentales (para asuntos relacionados con el empleo, como autorizaciones de trabajo, formularios I-9, nómina y retención de impuestos).

Ventas o Intercambio de Información Personal 

En los doce (12) meses anteriores, ECHO no ha vendido Información personal ni ha compartido Información personal con fines publicitarios de comportamiento en contextos cruzados.

Sus Derechos y Opciones

La CPRA brinda a los miembros de la fuerza laboral (residentes de California) derechos específicos con respecto a su información personal. Esta sección describe sus derechos CPRA y explica cómo ejercer esos derechos.

Derechos de Acceso a Información Específica y Portabilidad de Datos

Tiene derecho a solicitar que ECHO le divulgue cierta información sobre nuestra recopilación y uso de su información personal durante los últimos 12 meses. Una vez que recibamos y confirmemos su solicitud verificable (consulte Ejercicio de los derechos de acceso, portabilidad de datos, eliminación y corrección), le divulgaremos:

• Las categorías de Información personal que recopilamos sobre usted.
• Las categorías de fuentes de la Información personal que recopilamos sobre usted.
• Nuestro propósito empresarial o comercial para recopilar o vender esa Información personal.
• Las categorías de terceros con quienes compartimos esa Información personal.
• Las piezas específicas de información personal que recopilamos sobre usted (también denominada solicitud de portabilidad de datos).
• Si vendimos o divulgamos su información personal con fines comerciales, dos listas separadas que revelan:
  • Ventas, identificando las categorías de Información personal que compró cada categoría de destinatario; y
  • Divulgaciones con fines comerciales, identificando las categorías de información personal que obtuvo cada categoría de destinatario.

Derechos de Solicitud de Eliminación

Tiene derecho a solicitar que ECHO elimine cualquier información personal suya que hayamos recopilado y retenido, sujeto a ciertas excepciones. Una vez que recibamos y confirmemos su solicitud verificable (consulte Ejercicio de los derechos de acceso, portabilidad de datos, eliminación y corrección), eliminaremos (e indicaremos a nuestros proveedores de servicios que eliminen) su información personal de nuestros registros, a menos que se aplique una excepción.

Podemos denegar su solicitud de eliminación por los siguientes motivos:

1. Que la información personal es necesaria para fines laborales, como nómina, informes de datos gubernamentales y atención médica.
2. Ejecutar un contrato entre ECHO y usted (miembro de la fuerza laboral), como otorgar opciones sobre acciones o beneficios de pensión.
3. Conservar la información personal contenida en los registros de seguridad para satisfacer los requisitos de cumplimiento y las demandas de litigios.
4. Cumplir con otras leyes aplicables a nuestro negocio, como la necesidad de conservar ciertos registros de empleo durante el período de retención de datos requerido.
5. Que la eliminación de la información nos impide ejercer nuestros derechos legales, como la necesidad de conservar la información para defendernos de posibles reclamaciones legales.
6. Existe cualquier otra justificación comercial permitida para retener la Información personal. 

Derecho a Corregir

Tiene derecho a solicitar a ECHO que corrija la información personal inexacta recopilada sobre usted. ECHO hará esfuerzos comercialmente razonables para corregir cualquier Información personal inexacta que tengamos sobre un miembro de la fuerza laboral dentro de los 45 días posteriores a la recepción de una solicitud verificable. Si requerimos más tiempo (hasta 90 días), le informaremos el motivo y el período de extensión por escrito.

Derecho a Optar por No Participar en las Ventas y el Intercambio de Información Personal

Tiene derecho a indicarnos que no vendamos ni compartamos su información personal con fines publicitarios de comportamiento en contextos cruzados en cualquier momento (el "derecho de exclusión voluntaria"). Tenga en cuenta que actualmente no participamos en la venta o el intercambio de información personal que active dichos requisitos de exclusión.

Derecho a Limitar la Divulgación o el Uso de Información Personal Confidencial

Tiene derecho a limitar la divulgación o el uso de su Información personal confidencial que haya sido recopilada o procesada con el fin de inferir características sobre usted. Tenga en cuenta que actualmente no recopilamos ni utilizamos información personal confidencial para inferir características sobre los miembros de la fuerza laboral que activan dichos derechos de limitación. 

Ejercicio de los Derechos de Acceso, Portabilidad de Datos, Supresión y Rectificación

Para ejercer los derechos de acceso, portabilidad de datos, eliminación y corrección descritos anteriormente, envíenos una solicitud verificable a través de:

• Llamándonos al 1-800-432-3246.
• Enviándonos un correo electrónico a hr@echo-usa.com.

Solo usted, o alguien legalmente autorizado para actuar en su nombre, puede realizar una solicitud verificable relacionada con su Información personal. Para designar a un agente autorizado, primero debe verificar su identidad directamente con nosotros y proporcionar una autorización por escrito a su agente para realizar solicitudes en su nombre.

Solo puede realizar una solicitud verificable de acceso o portabilidad de datos dos veces en un período de 12 meses. La solicitud verificable debe:

• Proporcione información suficiente que nos permita verificar razonablemente que usted es la persona sobre la que recopilamos Información personal o un representante autorizado, que puede incluir:

1. Su nombre, dirección y cualquier otra información que podamos requerir para verificar su identidad.

• Describir su solicitud con suficiente detalle que nos permita comprenderla, evaluarla y responderla adecuadamente.

No podemos responder a su solicitud ni proporcionarle información personal si no podemos verificar su identidad o autoridad para realizar la solicitud y confirmar que la información personal se relaciona con usted.

Tiempo y Formato de Respuesta

Nos esforzamos por responder a una solicitud verificable dentro de los cuarenta y cinco (45) días posteriores a su recepción. Si requerimos más tiempo (hasta 90 días), le informaremos el motivo y el período de extensión por escrito.

Cualquier divulgación que proporcionemos solo cubrirá el período de 12 meses anterior a la recepción de la solicitud verificable. La respuesta que proporcionemos también explicará las razones por las que no podemos cumplir con una solicitud, si corresponde. Para las solicitudes de portabilidad de datos, seleccionaremos un formato para proporcionar su Información personal que sea fácilmente utilizable y le permita transmitir la información de una entidad a otra sin obstáculos, específicamente el formato .csv.

No cobramos una tarifa para procesar o responder a su solicitud verificable a menos que sea excesiva, repetitiva o manifiestamente infundada. Si determinamos que la solicitud justifica una tarifa, le informaremos por qué tomamos esa decisión y le proporcionaremos un costo estimado antes de completar su solicitud.

No Represalias/No Discriminación

No tomaremos represalias ni lo discriminaremos por ejercer cualquiera de sus derechos de CPRA.

Cambios a Nuestro Aviso de Privacidad para Empleados/Solicitantes de CA

ECHO se reserva el derecho de modificar este aviso de privacidad para empleados/solicitantes de California a nuestra discreción y en cualquier momento. Cuando realicemos cambios en este aviso de privacidad para empleados/solicitantes de California, publicaremos el aviso actualizado en la intranet de la empresa, el sitio web de Ulti Pro y la ubicación física de Rocklin, y actualizaremos la fecha de vigencia del aviso.

Información del Contacto

Si tiene alguna pregunta o comentario sobre este aviso, las formas en que ECHO recopila y usa su Información personal descrita en este aviso de privacidad para empleados/solicitantes de California y/o la política de privacidad, sus opciones y derechos con respecto a dicho uso, o desea ejercer sus derechos bajo la ley de California, no dude en contactarnos en:

Teléfono: 1-800-432-3246

Correo Electrónico: hr@echo-usa.com